Возможности рационализации плана счетов при компьютерной бухгалтерии

Зачетная работа по бухгалтерии участника обучения по
Президентской программе Алексея Крючкова,
ТГУ, Январь 2003г.

Бухгалтерские правила достаточно консервативны, а план счетов вообще жестко диктуется у нас государством. Казалось бы, о какой «рационализации» можно тут говорить? И, тем не менее, с точки зрения потребностей руководителя предприятия в получении оперативной экономической информации (притом, наиболее простым и дешевым путем), такая рационализация и возможна, и желательна. Хотелось бы изложить свои творческие поиски в данной сфере.

Когда наше малое предприятие Турагентство "Одиссей" было юридическим лицом, я, будучи директором, сам освоил бухгалтерию, потом компьютерную бухгалтерию (в программе «Инфобухгалтер»), потому что постоянно нуждался в оперативной (а не ретроспективной) информации о состоянии нашего баланса и текущем финансовом результате. Главбух давала мне эту информацию, как правило, только раз в месяц с опозданием недели на 3, что имело весьма малую практическую пользу. Приходилось частично дублировать учет «для себя», что, как я знаю, нередко вручную делают и другие руководители некрупных предприятий, держа бухгалтера в основном для отчетов в налоговую.

Потом в 95г мы закрыли предприятие и стали группой предпринимателей («простым товариществом»). И, поскольку отчетность перед гос. органами у предпринимателей была сильно упрощена (никаких многочисленных отчетов, только декларация о доходах была поначалу), то бухгалтерия наша осталась у нас только для наших собственных целей учета и экономического анализа. А попутные (но зачастую главные в практике многих) цели налоговых и прочих отчетов, формируемых из бухгалтерской программы - отпали. Мы получили возможность немного перестроить бухгалтерию для более удобного учета и анализа.

И в самом деле, тот же план счетов является, по сути, отражением докомпьютерной системы учета. Почему? В нем существует большое число счетов первого порядка, в результате чего для того, чтобы посмотреть баланс или общий финансовый результат, приходится заводить специальные формы отчетов, где нужно складывать остатки по счетам! Даже если это делается автоматизированно в бухгалтерской программе, это – лишние действия, лишние затраты! Ибо если я программист, то я пишу специальные мини-программки для автоматического составления этих отчетов. Это нерационально. Ибо сам план счетов может давать моментальную информацию и о балансе (по остаткам на счетах), и о финансовых результатах!

Особенностью компьютерной бухгалтерии, которую можно использовать для этого, является то, что:
а) суммация остатков на субсчетах является моментальной,
б) субсчетов может быть много, до нескольких порядков «вглубь», что трудно реализуемо при ручном учете.
Используя эти возможности компьютерной бухгалтерии, мы сгруппировали множество счетов 1-го порядка во всего 4 счета 1-го порядка, сделав бывшие счета 1-го порядка субсчетами 2-го порядка. Сгруппировали по критерию ликвидности (т.е. по анализу баланса с точки зрения оценки бизнеса в случае его ликвидации «завтра»). Получилась следующая группировка счетов первого порядка:

1. быстроликвидные активы;
2. расчеты;
3. имущество;
4. финансовые результаты.

В первый счет («быстроликвидные, или денежные активы») вошли в качестве субсчетов те счета, средства с которых всегда или быстро (за 1 день) доступны. Это прежде всего счета 50 (касса) и 51 (расчетный счет). Хотя и касс, и счетов, может быть у фирмы и несколько... (Например, депозиты целесообразно учитывать в этой группе, если они могут быть возвращены за 1 день, пусть и с потерей процентов). Если есть рублевые эквиваленты валютных счетов, то они могут войти сюда же, хотя возможен и иной вариант из других соображений (см. ниже). Первый счет, естественно, только активный. Чем больше сумма быстроликвидных активов фирмы, тем устойчивее её положение и тем менее эффективно использование капитала фирмы...

Второй счет (расчеты) – это все виды расчетов: с поставщиками (60), заказчиками (62), по зарплате (70), подотчетным деньгам (71), по расчетам с бюджетом (68) и т.п. То есть, это те активы или пассивы, расчеты по которым не могут быть завершены за 1 день. Состояние расчетов (сальдо), как известно, может быть как активным, так и пассивным. Но для удобного вида баланса (чтобы ничего не высчитывать вручную) удобнее сделать этот счет все-таки активным. При этом долги по расчетам будут в активе баланса со знаком минус. И отрицательное сальдо этого счета (в целом) будет просто важным показателям: мы должны или нам должны? В первом случае мы работаем за счет заемных средств, во втором – хватает и собственных.

Третий счет (внеоборотное имущество) – это еще менее ликвидные активы фирмы: основные средства (01), отражаемые по остаточной стоимости, малоценное имущество (бывший счет 12), которые можно из практических целей подразделить на несколько групп (мы, например, разбили на счета: мебель, оборудование, библиотека – все в качестве субсчетов 2-го порядка).
Здесь может возникнуть спорный вопрос: куда, с точки зрения оценки ликвидности фирмы, рациональнее отнести запасы товаров на продажу и материалов? Поскольку эти активы, по сути своей, являются оборотными средствами, а не постоянным имуществом фирмы, то я бы их отнес все-таки ко второй группе (среднеликвидные активы, или, для краткости, расчеты), но считаю, что это может быть по-разному в разных фирмах – в зависимости от их объема и скорости оборота.
И сюда же, в эту группу я отнес единственный пассивный субсчет – капитал, как главный источник основных средств. Тогда разница между дебетом и кредитом по данному счету сразу показывает, какая часть капитала занята в обороте, а какая овеществлена во внеоборотном имуществе фирмы. Хотя, кроме капитала, сюда могут входить и подобные фонды – добавочный или резервный капитал и т.п. Но это уже второстепенные детали.

И, наконец, последний счет – финансовые результаты. Здесь мои предложения наиболее революционны. Чтобы видеть их сразу, в момент открытия остатков, а не вычитать из кредита дебет, я сделал весь этот (и субсчета к нему) только пассивным. А субсчетами в нем – реализацию (счет 46), прямые затраты (20), общехозяйственные затраты (26)... При этом еще раз подчеркну, что счета затрат я сделал также пассивными, но со знаком минус – при этом общее сальдо по счету «финансовые результаты» состоит только из кредита, а не из кредита и дебета, что удобнее для моментального видения общего финансового результата.

Кстати, с точки зрения экономического анализа руководителя фирмы, все общехозяйственные затраты я бы разделил (а у себя я так и сделал) на 3 группы (3 субсчета 3-го порядка):

• А) «прожиточный минимум» фирмы – те расходы, которые условно - постоянны и будут даже тогда, когда фирма не работает, а простаивает. Это абонентская плата за телефоны, коммунальные платежи, уборка помещений, износ основных средств и т.п.,
  
• Б) расходы в связи с заказами – междугородние переговоры, командировки по поводу заказов, комиссионные банка за перевод средств поставщикам... Эти расходы при простое фирмы должны отсутствовать, но появляются при конкретных заказах и потому не страшны.
  
• В) затраты по развитию производства: реклама, ремонтные работы (кроме аварийных), обучение персонала, износ приобретаемого малоценного имущества... Этих затрат, в принципе, может быть сколь угодно много, так что от прибыли может даже вообще ничего не остаться при хорошем учете на фирме…

Что же касается реализации (46) и прямых затрат (20), то, работая в турфирме, где около 90% обычно – стоимость чужих услуг, я вскоре вообще объединил счета 20, 46 и 80 в единый счет, на котором сразу подсчитывается финансовый результат от реализации услуг (и разных их видов – по субсчетам). Разумеется, при этом на остатке счета я не увижу финансовых оборотов фирмы. Но, во-первых, мне важнее не обороты, а именно финансовый результат, а во-вторых, обороты легко посмотреть через оборотную ведомость за нужный период.

Таким образом, смотря в любой момент остатки по счетам 1-го порядка, я вижу сразу (без построения дополнительных отчетов) как свой баланс (хоть по укрупненным статьям, хоть – раскрыв любой счет на субсчета – по её составным частям, до 5-го порядка в глубину!), так и финансовый результат работы с начала года (по сальдо последнего счета)!

Кстати, при таком построении плана счетов строка «Итого» («баланс») очень просто и наглядно отражает чистые пассивы (капитал и финансовые результаты) и активы (денежные средства, расчеты и имущество по остаточной стоимости [которая обычно ниже возможной выручки в случае его реализации]) предприятия и их структуру. А, оценивая изменения укрупненных статей баланса за какой-то промежуток времени (через построение оборотной ведомости по счетам 1-го порядка), легко оценить и динамику структуры активов и пассивов фирмы.

Но это еще не вся возможная рационализация. В условиях инфляции увеличение рублевой валюты баланса (строки «итого») еще не означает истинного увеличения активов фирмы и потому актуальна оценка баланса, его структуры и динамики в более устойчивой валюте, каковой в России традиционно является доллар США. Возникают соответствующие забалансовые счета в валюте. А коль так, то возникает и проблема быстрого и простого пересчета рублевых активов в валютные, периодически, для анализа динамики баланса.

Мы для решения этой проблемы сделали следующую рационализацию: разделили денежные активы и расчеты на рублевые и валютные. То есть, сделали два счета денежных активов первого порядка и два счета «Расчеты» первого порядка (рублевые и валютные соответственно). Каждому валютному счету второго порядка соответствует определенный рублевый субсчет. А для чисто рублевых счетов и расчетов мы завели в валютном забалансовом учете соответствующие счета: «Сальдо рублевых активов» и «Сальдо рублевых расчетов» (без субсчетов). Курсовая индексация валютных счетов идет в рабочем порядке. А эпизодический пересчет в валютный эквивалент сальдо рублевых активов и рублевых расчетов можно делать по мере надобности через типовую операцию, вводя нужный курс валюты, при этом может автоматически делаться проводка, корректирующая изменения сальдо валютных эквивалентов за прошедший период.

Получается такая, например, оборотная ведомость (для наглядности цифры взяты маленькие):

При взгляде на эту оборотку сразу видно, что на начало года баланс – не слишком ликвидный: 2/3 капитала вложено в имущество фирмы, имеется задолженность по валютным расчетам (в размере 1/3 от собственного капитала), а быстро ликвидные активы составляют малую долю баланса (около 15%).
Но за 9 месяцев ситуация выправилась: фирма получила доход в размере около 50% от собственного капитала, доля быстро ликвидных активов возросла до 40% от собственного капитала, а средства в расчетах – наоборот существенно сократились. И даже фирма нарастила свое имущество на 25%. Видимо, по итогам года акционеры получат и неплохие дивиденды, и смогут увеличить капитал фирмы за счет части прибыли! Так вот, главное достоинство такого плана счетов – в простоте и быстроте получения оперативной информации руководителем как о финансовых результатах, так и о структуре баланса и динамике его изменений.
И очень жаль, что данная рационализация вряд ли будет принята в ближайшем будущем в нашей стране.

В заключение хочу еще изложить свое «наболевшее» предложение о необходимости рационализации бухгалтерской терминологии. Двоякое название одного и того же понятия – крайне неудобно, как и отсутствие собственного уникального названия у одного предмета (показателя, явления). (Насколько я знаю, именно по этой причине языком науки, где важны точные определения, и стала «мертвая» латынь в средневековье.)
У нас же в бухгалтерии постоянно «доходом» называют и выручку, и (для торговых организаций, к которым можно отнести и турфирмы) выручку за вычетом себестоимости товара. Хотя это – разные показатели.
Я бы узаконил следующую терминологию:

• «выручка» (этот термин и так понимается всеми однозначно) – все кредитовые обороты по счетам реализации товаров и услуг.
  
• «доход» – выручка за вычетом себестоимости товаров (кредит счета 46 минус дебет счета 20),
  
• «прибыль» – доход минус общехозяйственные расходы (счет 26),
• «чистая прибыль» - прибыль минус налоги из прибыли и те расходы из прибыли, которые являются неизбежными и обязательными (если таковые есть у фирмы), но по законодательству не относятся к общехозяйственным расходам.